Bạn đang quan tâm đến việc nhập khẩu văn phòng phẩm để kinh doanh tại Việt Nam? Bạn muốn tìm hiểu các chính sách liên quan và thuế nhập khẩu văn phòng phẩm hiện nay là bao nhiêu? Liệu có ưu đãi về mức thuế suất nào không? Quy trình, thủ tục nhập như thế nào? 

Trong bài viết ngày hôm nay, với kinh nghiệm nhiều năm cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu Xuân Trường Global sẽ chia sẻ cho bạn tất tần tật những thông tin liên quan đến thủ tục và thuế nhập khẩu văn phòng phẩm mới nhất hiện nay.

1. Mã số HS và mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi văn phòng phẩm

Tra cứu mã số HS là công việc phải làm đầu tiên trước khi tiến hành làm thủ tục nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào, kể cả văn phòng phẩm. Một khi đã xác định được mã số HS của văn phòng phẩm thì chúng ta sẽ có thể xác định được mức thuế nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định, thuế VAT và các chính sách nhập khẩu.

Mã HS code của văn phòng phẩm

Các dụng cụ văn phòng phẩm có mã HS nằm tại:

Chương 39: Plastic và các sản phẩm bằng plastic

Chương 48: Giấy và bìa; các sản phẩm làm bằng bột giấy, bằng giấy hoặc bằng bìa

Chương 96: Các mặt hàng khác (theo biểu thuế xuất nhập khẩu năm 2024).

Mã HS code văn phòng phẩm bạn có thể tham khảo:

Mã HS	Mô tả
39261000	– Đồ dùng trong văn phòng hoặc trường học
4817	Phong bì, bưu thiếp dạng phong bì (letter cards), bưu thiếp trơn và bưu thiếp dạng thư tín (correspondence cards), bằng giấy hoặc bìa; các loại hộp, túi ví, cặp tài liệu và cặp hồ sơ in sẵn, bằng giấy hoặc bìa, có chứa văn phòng phẩm bằng giấy
48172000	– Bưu thiếp dạng phong bì (letter cards), bưu thiếp trơn và bưu thiếp dạng thư tín
48173000	– Hộp, túi ví, cặp tài liệu và cặp hồ sơ in sẵn, bằng giấy hoặc bìa, có chứa văn phòng phẩm bằng giấy
4820	Sổ đăng ký, sổ sách kế toán, vở ghi chép, sổ đặt hàng, quyển biên lai, tập viết thư, tập ghi nhớ, sổ nhật ký và các ấn phẩm tương tự, vở bài tập
48202000	– Vở bài tập
48203000	– Bìa đóng hồ sơ (trừ bìa đóng sách), bìa kẹp hồ sơ và vỏ bìa kẹp hồ sơ
48204000	– Biểu mẫu thương mại và tập giấy ghi chép có chèn giấy than
9608	Bút bi; bút phớt và bút phớt có ruột khác và bút đánh dấu; bút máy, bút máy ngòi ống và các loại bút khác; bút viết giấy nhân bản (duplicating stylos); các loại bút chì bấm hoặc bút chì đẩy; quản bút mực, quản bút chì và các loại quản bút tương tự; bộ phận (kể cả nắp và kẹp bút) của các loại bút kể trên, trừ các loại thuộc nhóm 96.09
960810	– Bút bi:
96084000	– Bút chì bấm hoặc bút chì đẩy
9609	Bút chì (trừ các loại bút chì thuộc nhóm 96.08), bút màu, ruột chì, phấn màu, than vẽ, phấn vẽ hoặc viết và phấn thợ may

Các loại thuế nhập khẩu cần nộp

Các loại thuế có thể phải nộp khi nhập khẩu dụng cụ văn phòng phẩm:

• Thuế nhập khẩu ưu đãi là 0%(nếu theo ACFTA)
• VAT là 8%

2. Chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm

Dựa vào mã HS của văn phòng phẩm đã xác định được ở trên và theo các quy định chính sách hiện hành thì mặt hàng này không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Khi nhập khẩu tiến hành thủ tục nhập bình thường.

Các văn bản quy định chính sách và thủ tục nhập văn phòng phẩm có liên quan:

• Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018.
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP
• Nghị định số 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 09/12/2021

3. Quy định về dán nhãn khi nhập khẩu khăn tắm

Việc dán nhãn hàng hóa nhằm mục đích để cơ quan chức năng quản lý được hàng hoá, xác định xuất xứ và đơn vị chịu trách nhiệm về hàng hoá. Do vậy văn phòng phẩm khi nhập khẩu cũng cần phải dán nhãn hàng hóa.

Nội dung cần có trên nhãn hàng hóa

Những nội dung cần có trên nhãn khi nhập khẩu văn phòng phẩm theo quy định Nghị định số 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 09/12/2021:

• Tên hàng hóa và thông tin hàng hóa
• Thông tin người xuất khẩu (tên và địa chỉ công ty)
• Thông tin người nhập khẩu (tên và địa chỉ công ty)
• Xuất xứ hàng

Vị trí dán nhãn ở trên hàng hóa

Nội dung trên nhãn dán đã xong, vậy bạn sẽ dán nhãn này ở vị trí nào trên thùng hàng? Câu trả lời là bạn phải gắn nhãn hàng hóa lên các bề mặt của kiện hàng như: trên thùng carton, trên kiện gỗ, trên bao bì sản phẩm. Đặc biệt chú ý phải dán nhãn ở khu vực dễ nhìn thấy và kiểm tra giúp tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm.

Trong trường hợp dán nhãn phụ cho hàng hoá bán lẻ, thì nhãn phụ cần thêm một số thông tin như: Nhà sản xuất, định lượng hàng hóa, thông số kỹ thuật, ngày tháng sản xuất, cảnh báo an toàn..

Không dán nhãn hàng hóa có được không

Việc dán nhãn cho hàng hoá nhập khẩu là quy định bắt buộc chính vì vậy cũng sẽ có những mức phạt rõ ràng cho các doanh nghiệp nếu không thực hiện thủ tục trên. Những rủi ro mà các chủ doanh nghiệp có thể gặp phải là:

• Bị phạt tiền theo quy định tại Điều 22 Nghị định 128/2020/NĐ-CP;
• Không được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi;
• Hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng do không có nhãn cảnh báo.

4. Bộ hồ sơ chứng từ làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm

Sau khi đã biết được chính sách nhập khẩu, mã HS và mức thuế, bạn hãy bắt tay vào việc chuẩn bị hồ sơ để thông quan hàng hóa một cách dễ dàng.

Bộ hồ sơ cơ bản của các mặt hàng nhập khẩu, kể văn phòng phẩm theo quy định trong Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 gồm có:

• Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu 
• Hợp đồng mua bán (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có
• Vận đơn (Bill of lading)
• Các chứng từ khác (nếu có)

5. Quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm

Quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm cũng như các mặt hàng khác được quy định chi tiết trong Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015, và sửa đổi, bổ sung trong Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018. Sau đây Xuân Trường Global xin tóm tắt các bước một cách ngắn gọn để bạn nắm được quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm.

Bước 1: Khai và truyền tờ khai hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm

Khi bạn đã có đầy đủ các chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết để khai báo như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ,…và đã xác định được mã HS code cho văn phòng phẩm. Khi đó, bạn có thể nhập thông tin khai báo lên hệ thống hải quan phần mềm Ecus. 

Tuy nhiên, việc này đòi hỏi người khai hải quan hàng nhập khẩu phải hiểu biết về quy trình nhập liệu trên phần mềm hải quan. Bạn không nên tự ý nhập khẩu khi chưa nắm vững công việc này, vì việc tự ý khai báo có thể gây ra những sai sót không thể sửa chữa sau này trên tờ khai hải quan. Điều này có thể dẫn đến mất nhiều chi phí, thời gian để khắc phục và làm chậm tiến độ giao hàng đến kho của bạn.

Khi tờ khai hoàn tất và được truyền đi, hệ thống của phần mềm sẽ tự động cấp số tờ khai nếu tất cả thông tin trên đó đều chính xác và đầy đủ.

Bước 2: Mở tờ khai hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm

Sau khi tờ khai được gửi đi, hệ thống sẽ trả kết quả của phân luồng tờ khai. Khi có luồng của tờ khai thì bạn sẽ cần in tờ khai và mang bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu văn phòng phẩm xuống chi cục hải quan để mở tờ khai. 

Việc mở tờ khai cần được thực hiện càng sớm càng tốt, muộn nhất là trong vòng 15 ngày tính từ ngày khai tờ khai. Nếu quá thời hạn này thì công ty của các bạn có thể phải đối mặt với các mức phí phạt từ cơ quan hải quan. 

Bước 3: Thông quan tờ khai hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm

Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm, nếu đạt chuẩn theo quy định thì cán bộ hải quan sẽ cho thông quan tờ khai. Công ty của bạn sau đó sẽ cần tiến hành đóng các loại thuế nhập khẩu văn phòng phẩm để tiến hành thông quan hàng hóa.

Ở một vài trường hợp, tờ khai sẽ được giải phóng để chuyển hàng về kho bảo quản trước. Khi đã bổ sung đầy đủ hồ sơ cần thiết, hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai. Một khi tờ khai hải quan chưa được thông quan thì bạn cần phải làm các thủ tục để thông quan tờ khai. Nếu quá thời hạn thì doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối diện với các khoản phí phạt và sẽ mất nhiều thời gian.

Bước 4: Đưa lô hàng văn phòng phẩm về kho bảo quản, sử dụng

Sau khi tờ khai được thông quan, bạn cần thanh lý tờ khai và làm thủ tục cần thiết để có thể mang hàng của mình về kho bảo quản, chờ phân phối ra thị trường.

Lưu ý

Tất cả thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm được cung cấp và có thể thay đổi tùy theo các quy định hiện hành của chính phủ. Do đó, để cập nhật thông tin mới nhất về thủ tục nhập khẩu các mặt hàng này, các bạn vui lòng liên hệ trực tiếp Xuân Trường Global. Thông tin liên hệ chúng tôi xin phép để ở cuối trang.

Xuân Trường Global – Vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam

Trên đây là toàn bộ nội dung về thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Hy vọng những thông tin bài viết đã giúp bạn hiểu được các nội dung về thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm về Việt Nam, cũng như mã số HS và các mức thuế suất nhập khẩu cần phải nộp, qua đó sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh tối ưu quá trình vận chuyển hàng hóa.

Xuân Trường Global đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nhập hàng Trung Quốc chính ngạch về Việt Nam. Nếu bạn có nhu cầu vận chuyển hàng Trung Quốc, hãy liên hệ đến chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.

CÔNG TY CP QUỐC TẾ XUÂN TRƯỜNG GLOBAL

• Địa chỉ: 467 đường Lĩnh Nam, quận Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 0981.330.303 – 0929.3333.04
• Website: xuantruongglobal.vn