Hóa Đơn Thương Mại Là Gì? Các Loại Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cực kỳ quan trọng khi mua bán quốc tế. Ngoài thể hiện số tiền người mua phải thanh toán cho người bán, hóa đơn thương mại còn đề cập đến nhiều nội dung quan trọng khác như phương thức chuyên chở, phương thức thanh toán, số lượng hàng, điều kiện giao hàng… Bài viết dưới đây Xuân Trường Global sẽ đề cập chi tiết nhất về hóa đơn thương mại là gì, nội dung, lưu ý cũng như cách viết hóa đơn thương mại.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – viết tắt CI) là chứng từ thương mại mà người mua được người bán phát hành cho. Trong hóa đơn thương mại, nội dung thường bao gồm chi phí bên mua phải trả cho bên cung cấp hàng hóa. Thông thường, hóa đơn thương mại sẽ ghi rõ đặc điểm đơn giá, hàng hóa, điều kiện giao hàng, tổng giá trị hàng hóa các phương thức vận chuyển hay thanh toán… Tại doanh nghiệp, hóa đơn thương mại sẽ thường được lập thành nhiều bản để sử dụng ở các khâu khác nhau.

Hóa đơn thương mại có nhiều vai trò khác nhau, thường được dùng để xuất trình khi công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm mua hàng hóa, ngân hàng đòi tiền hàng hay cơ quan hải quan tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.

Theo quy định mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

Hóa đơn thương mại được phát hành khi nào?

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc sau khi đóng hàng vào container. Bởi vì đó là thời điểm đã có đầy đủ thông tin chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa,…Đôi khi, hóa đơn thương mại cũng có thể phát hành đồng thời với hợp đồng giao hàng hoặc sau khi người mua thanh toán tiền hàng trước.

Tầm quan trọng của commercial invoice

Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:

• Được dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện thanh toán.
• Được dùng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
• Được dùng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.

Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại

Khi lập hóa đơn thương mại, bạn cần chú trọng đến các thông tin chính trong  sau:

• Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Tùy theo điều kiện thanh toán, có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.

• Người bán (Seller/Exporter): Tương tự như thông tin của người mua.

• Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ được quy đỉnh bởi phía xuất khẩu.

• Ngày Invoice: Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, thường thì hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.

• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Có thể liệt kê một số phương thức phổ biến như: T/T, L/C, D/A, D/P.

• • T/T (Telegraphic Transfer): Phổ biến nhất do tính đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi, tuy nhiên lại mang rủi ro lớn nhất trong các hình thức khác cho người xuất khẩu. Nếu người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng, nên tránh sử dụng phương thức này.
  • L/C (Letter of Credit): Được sử dụng ít hơn, giúp giảm rủi ro cho người xuất khẩu. Chú ý, TTR về bản chất sẽ khác biệt với T/T (Telegraphic Transfer – Điện chuyển tiền, tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản người bán). TTR mặc dù cũng là hình thức điện chuyển tiền nhưng thường áp dụng trong thanh toán L/C.
  • D/A và D/P (Documents against Acceptance/Payment): Bảo vệ người bán tốt nhất, nhưng phức tạp khi yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần. Thường chỉ sử dụng khi không có sự tin tưởng giữa người mua và người bán, đặc biệt là trong các giao dịch mới.

• Thông tin hàng hóa: Thông tin hàng hóa trên hợp đồng thương mại thường chỉ cơ bản như: tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện tính theo đơn vị như bao/chiếc/cái/thùng,… và đơn giá để tính tổng số tiền cần thanh toán. Thông tin hàng hóa chi tiết hơn thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.

• Nước xuất xứ hàng hóa.

• Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán.

• Điều kiện Incoterms: Được ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể. Chẳng hạn như: CIF HaNoi, Vietnam.

• Ngoài ra, một số thông tin phổ biến khác cũng thường xuất hiện trong hợp đồng ngoại thương, như: POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng); Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến); Đích đến (Destination)
• Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có.

Lưu ý: Số tiền trên Hóa đơn thương mại không luôn là 100% giá của hàng tại xưởng sản xuất. Mỗi điều kiện Incoterms sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán, và trách nhiệm mà người bán phải đảm nhận có thể làm tăng giá trị trên Hóa đơn thương mại so với giá gốc tại xưởng. Ví dụ, giá CIF thường cao hơn giá FOB vì giá CIF bao gồm cả cước biển, phí vận chuyển, và bảo hiểm (điều này cần chú ý khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu).

Những loại commercial invoice – hóa đơn thương mại

Hiện nay, hóa đơn thương mại được phân thành bốn loại chính:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn được sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá hàng chưa được xác định chính xác, thanh toán theo từng phần,…
• Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice): Hóa đơn thương mại chính thức là hóa đơn được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn chứa các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng, thường được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Mặc dù hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.

 Lưu ý quan trọng khi làm Commercial Invoice

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng như một chứng từ mua bán thương mại. Thậm chí một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình giao dịch. Do đó, trước khi tạo hóa đơn thương mại, cần lưu ý tránh những lỗi cơ bản sau:

• Khai báo không chính xác hoặc sai sót thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB hay CIF: Điều này có thể gây hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển.
• Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và bỏ qua các chi phí phát sinh sau đó, dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần phải thanh toán.
• Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết, bao gồm: số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại.

Nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc cực đơn giản cùng Xuân Trường Global

 

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc nói chung và hoàn thành hợp đồng thương mại nói riêng thì có thể sử dụng các dịch vụ tại Xuân Trường Global. Với Xuân Trường, doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch mà không cần lo lắng về bất cứ thủ tục gì. Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn mặt hàng cần nhập khẩu, yêu cầu về giá cả, chất lượng, các thủ tục còn lại sẽ có Xuân Trường giúp doanh nghiệp thực hiện từ A-Z (bao gồm cả hóa đơn thương mại). Các nhân viên của chúng tôi luôn được đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn nhằm hỗ trợ, tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

CÔNG TY CP QUỐC TẾ XUÂN TRƯỜNG GLOBAL

• Địa chỉ: 467 đường Lĩnh Nam, quận Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 0981.330.303  –  0929.3333.04
• Website:  xuantruongglobal.vn